Office Manager Senior

Description complète

Les missions :

- Gestion de l'environnement de travail :

• Veiller à ce que l'environnement de travail soit propre, sûr et ergonomique à tout instant.
• Vérifier le bon fonctionnement des infrastructures et assurer leur réparation rapide en cas de dysfonctionnement
• Assurer l’approvisionnement au quotidien des consommables et autres produits nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
• Mettre en œuvre des initiatives pour promouvoir la durabilité et la responsabilité sociale de l'entreprise en ligne avec la politique ESG.

- Gestion des installations /fournisseurs :

• Superviser l'entretien et la réparation des bâtiments, des locaux et des équipements.
• Coordonner les travaux d'aménagement et de rénovation.
• Gérer la relation et coordination des demandes d’intervention auprès des gestionnaires d’immeuble et autres fournisseurs.
• Définir et gérer l'inventaire des actifs de l'entreprise, y compris le mobilier et les équipements.
• Gérer/ Participer à la gestion des contrats avec les fournisseurs de services externes (nettoyage, sécurité, maintenance, etc.)
• Assister le Services Achats dans l’approvisionnement, le suivi des commandes et des réceptions et la tenue de la base ‘fournisseurs’ des Services Généraux.

- Gestion de la sécurité :

• Assurer la conformité aux normes de sécurité et de santé des installations et équipements.
• Surveiller les systèmes de sécurité et les protocoles d'accès aux locaux (organigrammes de clé, systèmes de badge…).
• Mettre en œuvre les procédures d'urgence et coordonner les exercices d’évacuation.

-Gestion des maintenances techniques générales :

• Planifier et superviser les travaux de maintenance préventive et corrective.
• Coordonner les prestataires de services externes pour les réparations et l'entretien.
• Maintenir les registres d'interventions, les affichages de sécurité et les historiques de maintenance.
• Suivre et faire appliquer les politiques relatives aux Plans de Sobriété Energétique de l’entreprise. Suivre la consommation des énergies et favoriser leurs réductions au quotidien.

-Gestion des services aux collaborateurs :

• Assurer un soutien logistique pour les événements internes et les réunions.
• Coordonner les services de restauration, des ‘Kafets’ et de bien-être des collaborateurs au travers du développement continu de nouveaux services.
• Gérer les espaces de travail et l'affectation des bureaux. Planifier les besoins en espace et assister les collaborateurs dans la réservation d’espaces au travers du SmartOffice de l’entreprise.
• Gestion de la flotte auto d’entreprise (Mise à disposition, restitution de véhicule. Assistance aux révisions et remises en état de véhicule).
• Gestion du pole voyages et déplacements.
• Coordonner les activités de gestion du courrier, de la reprographie et des fournitures de bureau et autres petits équipements relevant des Services Généraux.